Ostatni dzień miesiąca w księgowości to moment podwyższonego napięcia. Zamknięcie sprzedaży, kontrola przychodów, pilnowanie terminów VAT – wszystko musi się zgadzać co do dnia. A teraz wyobraź sobie, że w tym właśnie momencie KSeF odrzuca fakturę albo nie przyjmuje dokumentu z powodów technicznych. Czas się kurczy, zarząd oczekuje raportów, a klient czeka na dokument. W takiej sytuacji nie ma miejsca na panikę. Jest miejsce na procedurę, wiedzę i szybkie, uporządkowane działanie.

Ostatni dzień miesiąca – dlaczego ryzyko jest większe?

Pod koniec miesiąca w wielu firmach kumuluje się liczba wystawianych dokumentów. Handlowcy chcą „domknąć wynik”, księgowość pilnuje okresu rozliczeniowego, a system bywa obciążony większą liczbą operacji.

W takiej sytuacji każdy błąd techniczny – czy to niepoprawne dane, czy problem z autoryzacją – może mieć większe konsekwencje niż zwykle. Jeśli faktura nie zostanie przyjęta przed północą, formalna data jej wystawienia przesunie się na kolejny miesiąc. To z kolei może wpłynąć na raportowanie przychodów i rozliczenia podatkowe.

Dlatego kluczowe jest szybkie ustalenie przyczyny nieprzyjęcia dokumentu.

Pierwszy krok: ustalić, czy to błąd merytoryczny, czy techniczny

Nie każde nieprzyjęcie faktury przez KSeF ma tę samą wagę. Czasem przyczyną jest oczywisty błąd w danych – nieprawidłowy NIP, brak wymaganej informacji czy niezgodność kwot. W takiej sytuacji dokument należy poprawić i ponownie wysłać.

Innym razem problem może mieć charakter techniczny: niewłaściwa autoryzacja, błąd po stronie integracji systemowej, niepoprawnie wygenerowany plik XML lub kwestia związana z tokenem dostępowym. Wówczas samo poprawienie danych faktury nie wystarczy – konieczne jest sprawdzenie mechanizmu wysyłki.

Warto rozumieć, jak działa autoryzacja w KSeF i jaką rolę pełni token. Więcej informacji na temat tokena KSeF i jego znaczenia w procesie przesyłania dokumentów można znaleźć tutaj: https://mylomza.pl/artykul/token-ksef-czym-jest-n1792600. W sytuacji krytycznej wiedza o tym, czy problem leży w danych, czy w dostępie, pozwala zaoszczędzić cenne minuty.

Czas reakcji ma kluczowe znaczenie

Jeżeli problem zostanie wykryty odpowiednio wcześnie, istnieje szansa na jego rozwiązanie jeszcze tego samego dnia. Dlatego w ostatnich dniach miesiąca warto zwiększyć częstotliwość monitorowania statusów faktur.

Niektóre firmy wprowadzają zasadę, że wszystkie faktury wystawiane 30. lub 31. dnia miesiąca są sprawdzane pod kątem przyjęcia przez KSeF w ciągu godziny od wysyłki. Takie działanie pozwala szybko wychwycić odrzucenia i uniknąć przesunięcia daty wystawienia.

Brak monitoringu może spowodować, że problem zostanie zauważony dopiero następnego dnia – a wtedy formalnie jest już za późno.

Co zrobić, gdy nie ma możliwości natychmiastowej poprawy?

Zdarzają się sytuacje, w których przyczyna nieprzyjęcia faktury nie jest oczywista lub wymaga interwencji dostawcy oprogramowania. W takim przypadku kluczowe jest udokumentowanie prób wysyłki oraz zachowanie komunikatów systemowych.

Jeżeli problem ma charakter techniczny po stronie systemu centralnego, warto sprawdzić oficjalne komunikaty o ewentualnych przerwach technicznych. Dokumentacja prób wysyłki może być istotna przy późniejszych wyjaśnieniach.

Równolegle należy poinformować osoby odpowiedzialne za raportowanie finansowe, że dana faktura może zostać formalnie wystawiona dopiero w kolejnym okresie.

Wpływ na VAT i raportowanie przychodów

Moment przyjęcia faktury przez KSeF decyduje o jej formalnej dacie wystawienia. Jeśli dokument zostanie przyjęty dopiero pierwszego dnia kolejnego miesiąca, w sensie formalnym zostanie wystawiony w tym nowym okresie.

W zależności od rodzaju transakcji i zasad rozliczeń może to wpływać na moment wykazania podatku VAT lub przychodu. Dlatego w sytuacjach granicznych warto skonsultować się z księgowością lub doradcą podatkowym, aby ocenić skutki.

Kluczowe jest, by nie ignorować problemu i nie zakładać, że „jakoś to będzie”. W systemie ustrukturyzowanym data przyjęcia dokumentu ma realne znaczenie.

Komunikacja z klientem – zapobieganie nieporozumieniom

Jeżeli faktura nie została przyjęta przez KSeF, a klient oczekuje dokumentu jeszcze tego samego dnia, warto uprzedzić go o możliwym niewielkim opóźnieniu technicznym. Transparentna komunikacja zapobiega sytuacjom, w których kontrahent kwestionuje termin płatności lub rozliczenie.

W przypadku dużych kontraktów taka informacja może mieć znaczenie również dla harmonogramów finansowych po stronie klienta.

Prewencja zamiast reakcji

Najlepszą strategią na koniec miesiąca jest działanie z wyprzedzeniem. Jeśli to możliwe, warto unikać kumulowania wystawiania dokumentów w ostatnich godzinach okresu rozliczeniowego. Rozłożenie procesu w czasie zmniejsza presję i pozwala szybciej reagować na ewentualne błędy.

Dobrą praktyką jest również wcześniejsze sprawdzenie ważności tokenów dostępowych i uprawnień w systemie. Problem z autoryzacją odkryty w południe daje większą szansę na jego rozwiązanie niż ten wykryty kilka minut przed północą.

Spokój i procedura jako najlepsza reakcja

KSeF nieprzyjmujący dokumentu w ostatnim dniu miesiąca to sytuacja stresująca, ale nie bez wyjścia. Najważniejsze jest szybkie ustalenie przyczyny, sprawdzenie autoryzacji, poprawa danych lub interwencja techniczna oraz jasna komunikacja wewnętrzna.

Firmy, które posiadają procedurę reagowania na takie sytuacje, są w stanie opanować problem bez większych konsekwencji. Te, które działają spontanicznie, narażają się na opóźnienia, błędy raportowe i napięcia w zespole.

W realiach KSeF ostatni dzień miesiąca przestaje być wyłącznie datą w kalendarzu. Staje się testem sprawności organizacyjnej. A sprawność ta zależy nie od braku błędów, lecz od gotowości do szybkiego i świadomego działania.

Artykuł powstał przy współpracy z partnerem serwisu.