Cyfrowe narzędzia do prowadzenia księgowości stały się codziennością w wielu firmach. Od jednoosobowych działalności gospodarczych po średnie i większe podmioty – coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na e-księgowość jako wygodniejszą, tańszą i bardziej elastyczną alternatywę dla tradycyjnego biura rachunkowego. Jednak samo przejście na system online nie rozwiązuje problemów związanych z poprawnością księgową. Przeciwnie – pojawiają się nowe pułapki, o których wielu przedsiębiorców nie myśli na początku.

Nie chodzi tu wyłącznie o znajomość przepisów. W świecie księgowości elektronicznej ryzyko błędu często wynika z nieprawidłowej konfiguracji systemu, nadmiernej automatyzacji bez kontroli, a także z pozornego poczucia bezpieczeństwa, jakie daje oprogramowanie. Jakie błędy popełniają przedsiębiorcy najczęściej? Co można zrobić, by uniknąć powtarzalnych pomyłek i konsekwencji podatkowych?

Zbyt duża wiara w „samodzielność” systemu

Jednym z podstawowych błędów jest traktowanie oprogramowania do e-księgowości jak czegoś, co „samo się robi”. Przedsiębiorcy często zakładają, że skoro system działa w chmurze, wysyła przypomnienia, generuje faktury i przygotowuje pliki JPK, to wystarczy kliknąć kilka razy i wszystko będzie gotowe. Problem w tym, że nawet najlepszy system nie myśli za użytkownika. Błędnie przypisany koszt, źle ujęty typ dokumentu, nieprawidłowe oznaczenie stawki VAT – wszystko to przechodzi przez system bez korekty, jeśli nie zostanie odpowiednio skonfigurowane i sprawdzone.

W praktyce oznacza to, że bez podstawowego zrozumienia zasad księgowości, korzystanie z systemu może prowadzić do regularnych błędów, które wychodzą na jaw dopiero przy kontroli lub podsumowaniu roku.

Brak weryfikacji dokumentów i automatycznych procesów

Kolejnym często spotykanym błędem jest nadmierne poleganie na automatyzacji. System przypisuje dokumenty do odpowiednich kont, kategoryzuje koszty, podpowiada rozliczenia – ale tylko na podstawie wcześniej przyjętych reguł. Jeśli raz błędnie przypiszemy koszt marketingowy do usług obcych, system będzie to powielał przy każdej podobnej fakturze. Jeśli nie zauważymy tego od razu, błąd ugruntuje się w całym roku obrachunkowym.

Niepokojąco często zdarza się też, że przedsiębiorcy nie przeglądają listy wprowadzonych dokumentów przed wysłaniem pliku JPK. Pominięcie tak podstawowego etapu, jak weryfikacja końcowa, może mieć poważne skutki – od błędów w rozliczeniach podatku VAT po nieprawidłowe salda w bilansie.

Nieprawidłowa konfiguracja kont księgowych

Nie wszystkie systemy księgowości online działają na gotowych szablonach. Często trzeba samodzielnie skonfigurować plan kont, przypisać konkretne typy kosztów do odpowiednich kategorii czy dostosować stawki amortyzacji. W teorii to proste, ale w praktyce błędna konfiguracja prowadzi do fundamentalnych nieprawidłowości, które później trudno wychwycić.

Przykładem może być nieprawidłowe przypisanie środków trwałych, przez co amortyzacja nie nalicza się w sposób prawidłowy, albo błędna kategoryzacja usług nabywanych spoza kraju, skutkująca nieprawidłowym rozliczeniem VAT naliczonego i należnego. Błędy tego typu nie są od razu widoczne – pojawiają się dopiero przy rozliczeniach kwartalnych lub rocznych.

Przekonanie, że system zwalnia z obowiązków formalnych

Część użytkowników e-księgowości wychodzi z założenia, że skoro system jest zgodny z przepisami, to oni nie muszą znać szczegółów prawa podatkowego. To mylne i niebezpieczne podejście. System może pomóc w organizacji pracy i przygotowywaniu dokumentów, ale nie zastąpi odpowiedzialności przedsiębiorcy wobec urzędu skarbowego.

Przedsiębiorca nadal odpowiada za poprawność deklaracji, nawet jeśli wystawił je przez zautomatyzowaną platformę. Nieznajomość podstawowych przepisów dotyczących VAT, kosztów uzyskania przychodu czy obowiązków sprawozdawczych nie tylko nie chroni przed błędem, ale może być uznana za przejaw rażącego niedbalstwa.

Pomijanie aktualizacji i błędne przekonanie, że system zawsze jest zgodny z prawem

Zmiany przepisów podatkowych są częste i nie zawsze łatwe do wdrożenia w systemach informatycznych. Niektóre aktualizacje są automatyczne, ale wiele wymaga ręcznego potwierdzenia lub dostosowania parametrów. Jeśli użytkownik pomija komunikaty, ignoruje sugestie lub używa nieaktualnej wersji systemu, ryzykuje popełnienie błędów, których dałoby się łatwo uniknąć.

Nie wszystkie systemy od razu dostosowują się do zmian w ustawie o VAT czy CIT – a niektóre funkcje mogą wymagać ponownej konfiguracji. Warto zatem regularnie sprawdzać aktualności systemowe oraz informacje udostępniane przez dostawcę oprogramowania.

Więcej informacji na temat typowych błędów i sposobów ich unikania w e-księgowości znajdziesz tutaj: https://www.podatki.biz/artykuly/ksiegowosc-online-jak-minimalizowac-ryzyko-bledow-ksiegowych_40_59277.htm – to szczegółowe opracowanie pokazujące, na co zwracać uwagę, zanim klikniesz „zatwierdź”.

Wnioski – technologia to narzędzie, nie tarcza ochronna

E-księgowość to ogromne ułatwienie i krok w stronę nowoczesnego zarządzania firmą. Ale jak każde narzędzie, wymaga odpowiedniego użycia. Przedsiębiorcy, którzy traktują systemy online jako substytut wiedzy księgowej, szybko przekonują się, że zautomatyzowane błędy są równie groźne jak te popełniane ręcznie.

Kluczem do sukcesu nie jest wyłącznie wybór właściwego oprogramowania. Równie ważna jest rzetelna konfiguracja, regularna kontrola i gotowość do nauki. System może być pomocnikiem, ale nigdy nie będzie pełnoprawnym księgowym – to nadal przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za dane, które wprowadza.

Artykuł sponsorowany.