Coraz więcej przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą decyduje się na korzystanie z prywatnego samochodu w firmie. To rozwiązanie elastyczne, wygodne, a przede wszystkim ekonomiczne, zwłaszcza gdy auto jest już w posiadaniu właściciela i nie generuje dodatkowych kosztów zakupu. Jednocześnie budzi sporo wątpliwości: co można wrzucić w koszty, jaki limit obowiązuje, czy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i jak to wszystko poprawnie rozliczać, by nie narazić się na problemy podczas ewentualnej kontroli skarbowej? Poniższy artykuł to obszerny przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie aspekty korzystania z prywatnego auta w działalności, podpowie, kiedy to się opłaca, a kiedy lepiej rozważyć zakup samochodu firmowego lub leasing, a także pokaże, jak nowoczesna księgowość online może znacząco odciążyć przedsiębiorcę w codziennych rozliczeniach.

Kiedy opłaca się korzystać z prywatnego samochodu w działalności?

Dla wielu początkujących przedsiębiorców prywatny samochód pełni funkcję nieformalnego środka transportu firmy. Nie wymaga dodatkowych formalności związanych z zakupem auta na firmę, nie generuje nowych zobowiązań finansowych i daje pełną elastyczność w korzystaniu. To szczególnie atrakcyjne rozwiązanie dla osób pracujących mobilnie, wykonujących usługi u klientów, prowadzących działalność dojazdową lub po prostu często korzystających z auta podczas codziennej pracy.

Opłacalność takiego modelu zależy jednak od intensywności użytkowania pojazdu. Jeśli auto jest wykorzystywane sporadycznie, jedynie do okazjonalnych podróży związanych z działalnością, korzystanie z prywatnego auta może być najbardziej pragmatycznym wyborem. W przeciwnym razie – przy dużej liczbie kilometrów i częstych wydatkach eksploatacyjnych – warto zastanowić się, czy nie przydałby się samochód firmowy lub leasing, który pozwala na wrzucenie w koszty większej części wydatków, a niejednokrotnie przynosi dodatkowe korzyści podatkowe.

Przedsiębiorca powinien zatem zacząć od analizy: jak często wykorzystuje prywatny samochód, jakie generuje koszty, a także jakie są jego plany rozwoju firmy. Dopiero po zestawieniu tych elementów można świadomie wybrać najlepszą formę rozliczania pojazdu.

Czy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Jeszcze kilka lat temu prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu było obowiązkowe, jeżeli przedsiębiorca chciał rozliczać koszty prywatnego samochodu używanego w działalności. Dziś sytuacja wygląda inaczej. Reforma przepisów mocno uprościła zasady i obecnie ewidencję prowadzi się jedynie wtedy, gdy przedsiębiorca chce odliczać 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności gospodarczej.

W przypadku prywatnego auta używanego zarówno służbowo, jak i osobiście – a to najczęściej spotykany scenariusz – ewidencja przebiegu nie jest wymagana. Jednocześnie przedsiębiorca musi jednak zaakceptować ograniczenia dotyczące odliczeń. Nie ma więc obowiązku dokładnego dokumentowania każdego przejazdu, co dla wielu prowadzących firmy jest dużym odciążeniem.

W dalszej części artykułu omówimy, co przedsiębiorca może odliczyć, a co musi wykluczyć z kosztów.

Jakie koszty eksploatacji można rozliczać?

Używanie prywatnego samochodu w działalności oznacza możliwość rozliczania części kosztów związanych z eksploatacją pojazdu. Najczęściej są to:

paliwo i energia (w przypadku samochodów elektrycznych),
naprawy i serwis,
zakup opon,
ubezpieczenia OC/AC,
opłaty za parkingi, autostrady i inne usługi drogowe,
myjnia, drobne akcesoria, płyny eksploatacyjne czy wymiana żarówek.

Kluczowe jest jednak to, że przedsiębiorca może ująć w kosztach tylko część wydatku: obecnie przepisy pozwalają na zaliczenie 75% wartości wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Pozostała część – 25% – pozostaje kosztem prywatnym, którego nie można ująć w rozliczeniach firmowych.

Zasada 75% dotyczy wszystkich sytuacji, w których auto jest wykorzystywane zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. To rozwiązanie oparte na założeniu, że podatnikowi trudno byłoby precyzyjnie wykazać proporcję rzeczywistego użycia.

Jak prawidłowo dokumentować wydatki na prywatny samochód?

Podstawą do zaksięgowania kosztu jest faktura wystawiona na przedsiębiorcę (z numerem NIP). W przypadku paragonów, które nie zawierają numeru NIP, wydatku nie można ująć w podatkowych kosztach firmy. Warto więc wyrobić sobie nawyk proszenia o fakturę zawsze wtedy, gdy wydatek dotyczy prowadzonej działalności.

Ważne jest również prawidłowe opisywanie dowodów księgowych. Powinny zawierać informację o związku wydatku z działalnością – np. „Wyjazd do klienta”, „Dojeżdżanie na spotkanie biznesowe”, „Podróż służbowa związana z realizacją usługi”. Takie opisy ułatwią ewentualną kontrolę i zmniejszą ryzyko zakwestionowania kosztu.

Tu pojawia się kwestia praktyczna: prowadzenie dokumentacji, pilnowanie terminów i ręczne rozliczanie kosztów eksploatacyjnych, szczególnie przy intensywnym korzystaniu z auta, potrafi być czasochłonne. To właśnie w tym miejscu zaczyna się prawdziwa wartość księgowości online – automatyzacja, porządek i pełna kontrola nad wydatkami. Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców korzysta z narzędzi, które wyręczają ich w części obowiązków. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: https://sardynkibiznesu.pl/dingsy/samochod-w-firmie-jak-ksiegowosc-online-pomaga-w-rozliczaniu-kosztow-eksploatacji/

Ograniczenia w VAT przy używaniu prywatnego samochodu

Odliczenie VAT również podlega zasadom dotyczącym zakresu użytkowania pojazdu. Jeżeli samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, podatnik ma prawo do odliczenia jedynie 50% kwoty VAT wykazanego na fakturze.

100% odliczenia VAT przysługuje jedynie wtedy, gdy:

samochód jest wykorzystywany wyłącznie służbowo,
prowadzi się szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu,
opracowany został regulamin użytkowania auta wykluczający prywatne przejazdy.

W praktyce niemal żaden przedsiębiorca korzystający z prywatnego samochodu nie spełnia tych warunków – dlatego standardowe 50% VAT jest rozwiązaniem niemal powszechnym. To kolejny powód, dla którego wielu właścicieli firm wybiera prywatne auto tylko na początku działalności, a później przechodzi na leasing lub zakup firmowy.

Czy prywatny samochód w działalności to dobre rozwiązanie długoterminowe?

Dla nowych przedsiębiorców – zazwyczaj tak. Auto prywatne pozwala rozpocząć działalność bez dodatkowych inwestycji, a możliwość wrzucania części kosztów w działalność jest realnym wsparciem finansowym. Z czasem jednak pojawia się pytanie o efektywność podatkową. Im intensywniej wykorzystywany jest pojazd, tym większe oszczędności daje auto firmowe lub leasing, które pozwalają na korzystniejsze rozliczenia.

Prywatny samochód bywa rozwiązaniem pomostowym – dobrym na start, a niekoniecznie docelowym. Ważne jest, by przedsiębiorca regularnie analizował sytuację: wysokość kosztów, amortyzację pojazdu, plany rozwoju firmy i przewidywane wydatki związane z transportem.

Podsumowanie: prywatny samochód w działalności – wygoda, ale też obowiązki

Korzystanie z prywatnego samochodu w działalności gospodarczej to rozwiązanie wygodne, szczególnie w pierwszych miesiącach prowadzenia firmy. Zasady rozliczeń są stosunkowo proste, ale wymagają konsekwencji, kompletowania dokumentów i pilnowania limitów. Zrozumienie, jak działają koszty, odliczenia VAT i jakie dokumenty należy gromadzić, pozwala uniknąć błędów, które mogłyby skutkować problemami w przypadku kontroli.

Pamiętaj jednak, że nie musisz robić tego wszystkiego ręcznie. Narzędzia księgowości online zdejmują z przedsiębiorcy znaczną część obowiązków formalnych, dzięki czemu korzystanie z prywatnego samochodu w działalności staje się jeszcze łatwiejsze i bezpieczniejsze.

Artykuł powstał przy współpracy z partnerem serwisu.